Algemene voorwaarden Bcompliant
1. Definities
In deze voorwaarden wordt verstaan onder:
- Aanbieder: Vidax BV, handelend onder de naam Bcompliant, gevestigd te Waddinxveen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 29043020, bereikbaar via info@bcompliant.nl.
- Klant: de rechtspersoon of natuurlijke persoon die handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf en een overeenkomst met de Aanbieder aangaat.
- Dienst: de online software-as-a-service (SaaS) «Bcompliant», bereikbaar via onder meer app.bcompliant.nl, inclusief bijbehorende documentatie, updates en ondersteuning zoals beschreven op de marketingwebsite.
- Account: de omgeving waartoe Klant en door Klant aangewezen gebruikers toegang krijgen, gekoppeld aan één organisatie.
- Proefperiode: de eerste kalendermaand waarin Klant de Dienst kosteloos mag gebruiken, zoals op de website vermeld.
- Abonnement: het betaalde gebruiksrecht na afloop van de Proefperiode, met een looptijd van één maand die steeds stilzwijgend wordt verlengd, tenzij tijdig opgezegd.
2. Toepasselijkheid
2.1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten en gebruik van de Dienst door Klant.
2.2. Afwijkende of aanvullende voorwaarden van Klant worden alleen van toepassing indien en voor zover de Aanbieder deze uitdrukkelijk schriftelijk heeft aanvaard.
2.3. Door zich aan te melden via de website, de Proefperiode te starten, een Account aan te maken of de Dienst te gebruiken, aanvaardt Klant deze voorwaarden.
3. Aard van de Dienst — geen juridisch advies
3.1. Bcompliant is een digitaal hulpmiddel om compliance-werkzaamheden rond de AVG en de EU AI Act te structureren (o.a. werkplan, AI-register, assessments, dossierdekking en rapportages).
3.2. De Dienst vormt geen juridisch advies en vervangt niet de beoordeling door gekwalificeerde juristen, privacy officers, auditors of toezichthouders. Klant blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor naleving van toepasselijke wet- en regelgeving en voor de juistheid en volledigheid van ingevoerde gegevens.
3.3. Sjablonen, checklists, poorten en percentages in de Dienst zijn richtinggevend; zij garanderen geen specifieke juridische uitkomst of goedkeuring door een autoriteit.
4. Totstandkoming en Account
4.1. Klant meldt zich aan via de marketingwebsite. Na e-mailbevestiging en registratie op de app-omgeving wordt een Account aangemaakt voor de opgegeven organisatie.
4.2. De eerste gebruiker van een organisatie krijgt de rol beheerder (admin) en kan aanvullende gebruikers uitnodigen binnen de limieten van het Abonnement.
4.3. Klant waarborgt dat registratiegegevens juist en actueel zijn en dat gebruikers die namens Klant handelen bevoegd zijn om Klant te binden.
4.4. Inloggegevens zijn vertrouwelijk. Klant is verantwoordelijk voor alle activiteiten onder zijn Account, tenzij Klant aantoont dat misbruik buiten zijn schuld heeft plaatsgevonden.
5. Proefperiode en Abonnement
5.1. Tijdens de Proefperiode kan Klant de Dienst kosteloos gebruiken conform de op de website vermelde functionaliteit.
5.2. Tenzij Klant vóór het einde van de Proefperiode schriftelijk opzegt (per e-mail naar info@bcompliant.nl), gaat na afloop van de Proefperiode automatisch een Abonnement in tegen het dan geldende tarief (momenteel € 199,00 per maand, exclusief btw, tenzij anders vermeld).
5.3. Het Abonnement heeft een looptijd van één (1) maand en wordt telkens met één maand verlengd, tenzij opgezegd conform artikel 12.
5.4. De Aanbieder mag het aantal gebruikers per organisatie begrenzen; uitbreiding kan tegen meerprijs worden aangeboden.
6. Prijzen en betaling
6.1. Alle prijzen zijn in euro’s en exclusief btw en overige heffingen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
6.2. Facturatie geschiedt vooraf per Abonnementsperiode, via de door Klant gekozen betaalmethode (bij invoering van online betaling) of op basis van een factuur met een betalingstermijn van 14 dagen.
6.3. Bij niet-tijdige betaling mag de Aanbieder de toegang tot de Dienst opschorten na schriftelijke aanmaning, en rente en incassokosten in rekening brengen conform de wet.
6.4. De Aanbieder mag tarieven wijzigen met inachtneming van een termijn van ten minste 30 dagen. Bij een prijsverhoging heeft Klant het recht het Abonnement te beëindigen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.
7. Gebruik en verplichtingen van Klant
Klant zal de Dienst uitsluitend gebruiken:
- in overeenstemming met deze voorwaarden en toepasselijke wetgeving;
- zonder de beveiliging, integriteit of beschikbaarheid van de Dienst te schaden;
- zonder onrechtmatige, misleidende of discriminerende content te uploaden;
- zonder reverse engineering, geautomatiseerde scraping of overmatig belastend verkeer, behoudens schriftelijke toestemming.
Klant is verantwoordelijk voor de inhoud die in de Dienst wordt geplaatst (documenten, assessments, persoonsgegevens van betrokkenen, enz.) en voor het verkrijgen van benodigde rechten en grondslagen daarvoor.
8. Intellectueel eigendom
8.1. Alle rechten op de Dienst, software, documentatie, merknaam Bcompliant en bijbehorende materialen berusten bij de Aanbieder of haar licentiegevers.
8.2. Klant verkrijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst, uitsluitend voor intern gebruik binnen de eigen organisatie.
8.3. Klant behoudt alle rechten op door Klant ingevoerde of geüploade gegevens («Klantdata»). Klant verleent de Aanbieder een beperkte licentie om Klantdata te verwerken voor zover nodig voor levering van de Dienst, back-up, ondersteuning en beveiliging.
9. Privacy en verwerking van persoonsgegevens
9.1. De Aanbieder verwerkt persoonsgegevens van contactpersonen en gebruikers van Klant als verwerkingsverantwoordelijke voor accountbeheer, facturatie en communicatie. Zie het privacybeleid.
9.2. Voor persoonsgegevens die Klant in de Dienst verwerkt ten behoeve van compliance-dossiers (bijv. in assessments of uploads) treedt de Aanbieder in beginsel op als verwerker in de zin van de AVG. Op verzoek sluiten partijen een verwerkersovereenkomst (DPA) met standaardbepalingen conform artikel 28 AVG.
9.3. Klant garandeert dat hij een geldige rechtsgrond heeft voor verwerking van persoonsgegevens in de Dienst en dat betrokkenen waar nodig correct worden geïnformeerd.
10. Beschikbaarheid, onderhoud en support
10.1. De Aanbieder spant zich in voor een redelijke beschikbaarheid van de Dienst (streefwaarde: 99% op jaarbasis, exclusief gepland onderhoud), maar geeft geen absolute uptime-garantie, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
10.2. Onderhoud kan leiden tot tijdelijke onderbreking; gepland onderhoud wordt waar mogelijk vooraf aangekondigd.
10.3. Support wordt verleend via e-mail op werkdagen, met een redelijke reactietermijn passend bij de omvang van de Aanbieder (startup-fase).
11. Aansprakelijkheid
11.1. De Aanbieder is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst.
11.2. De totale aansprakelijkheid van de Aanbieder per gebeurtenis of reeks van samenhangende gebeurtenissen is beperkt tot het bedrag dat Klant in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan de schade aan de Aanbieder heeft betaald, met een maximum van € 5.000, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van de Aanbieder.
11.3. Aansprakelijkheid voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade of boetes van toezichthouders is uitgesloten, voor zover wettelijk toegestaan.
11.4. Klant vrijwaart de Aanbieder voor aanspraken van derden die voortvloeien uit gebruik van de Dienst in strijd met deze voorwaarden of de wet, of uit onrechtmatige Klantdata.
12. Opschorting en beëindiging
12.1. Klant kan het Abonnement maandelijks opzeggen met inachtneming van een termijn van 14 dagen vóór het einde van de lopende Abonnementsperiode, per e-mail aan info@bcompliant.nl.
12.2. De Aanbieder kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen of de toegang opschorten bij ernstige schending van deze voorwaarden, bij faillissement van Klant of bij niet-betaling na aanmaning.
12.3. Na beëindiging eindigt het gebruiksrecht. Klant kan binnen 30 dagen verzoeken om export van Klantdata in een gangbaar formaat; daarna mag de Aanbieder Klantdata verwijderen conform het privacybeleid en wettelijke bewaarplichten.
13. Wijzigingen
13.1. De Aanbieder mag deze voorwaarden en de Dienst wijzigen. Materiële wijzigingen worden ten minste 30 dagen van tevoren bekendgemaakt. Voortgezet gebruik na ingangsdatum geldt als aanvaarding, tenzij Klant tijdig opzegt.
13.2. De actuele versie is te vinden op bcompliant.nl/algemene-voorwaarden.
14. Overmacht
Bij overmacht (onder meer storingen bij hosting- of netwerkproviders, cyberaanvallen, overheidsmaatregelen of arbeidsongeschiktheid) worden prestaties opgeschort zonder dat de Aanbieder in verzuim is. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, mag elke partij de overeenkomst beëindigen.
15. Toepasselijk recht en geschillen
15.1. Op deze voorwaarden en alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.
15.2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar de Aanbieder is gevestigd, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.
15.3. Partijen trachten geschillen eerst in onderling overleg op te lossen.
16. Slotbepalingen
Indien een bepaling nietig of vernietigbaar is, blijven de overige bepalingen van kracht. De nietige bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling die de bedoeling zoveel mogelijk benadert.
Vragen over deze voorwaarden: info@bcompliant.nl.